چرا کارکنان دانش خود را به اشتراک نمی‌گذارند‌؟

این کارکنان در رویارویی با این مساله خودشان را به کوچه علی چپ می‌زنند و وانمود می‌کنند که چیزی نمی‌دانند، یا اینکه قول می‌دهند اما هیچ وقت این کار را نمی‌کنند یا به بقیه می‌گویند نمی‌توانند دانششان را به بقیه منتقل کنند در صورتی که واقعا می‌توانند. چه چیزی باعث این رفتار تنگ‌نظرانه می‌شود؟ تحقیق ما در ژورنال رفتار سازمانی با تاکید بر اینکه طراحی شغل‌ها چگونه است که می‌تواند باعث بشود کارکنان دانششان را با همکارانشان به اشتراک بگذارند یا نه، چاپ شده است. ما مشخصا دریافتیم که بیشتر شغل‌هایی که از نظر شناختی پیچیده هستند - آنهایی که افراد نیاز به پردازش ابرداده‌ها و حل مسائل پیچیده دارند- بیشتر به اشتراک دانش تمایل دارند و در واقع آزادی عمل بیشتری در شغلشان لحاظ شده است. با تمرکز بر چنین جنبه‌هایی، مدیران قادر خواهند بود کارکنان را تشویق کنند تا بیشتر اشتراک‌کننده باشند و کمتر مخفی‌کار.

این دستاورد‌ها با مطالعه دو نمونه حاصل شده‌اند: جمع‌آوری داده‌ها از ۳۹۴ کارگر دانشی در سازمان‌های مختلف استرالیا و ۱۹۵ کارگر دانشی در یک شرکت انتشاراتی در چین. در همین راستا از تعدادی از افراد در مورد اینکه شغلشان از نظر شناختی چطور بوده و چقدر اختیار عمل داشته‌اند و چقدر همکارانشان برای انجام کارها به ایشان رجوع می‌کرده‌اند نظرسنجی کردیم. همچنین از ایشان درباره میزان انگیزه‌شان جهت اشتراک دانش با سایرین پرسیدیم. چند ماه بعد از ایشان پرسیدیم بگویند هرچند وقت یک‌بار دانششان را با همکارانشان به اشتراک می‌گذارند و فکر می‌کنند که این دانشی که به اشتراک گذاشته‌اند چقدر مفید بوده است. همچنین از ایشان سوال کردیم هرچند وقت یک‌بار از گفتن تجربیاتشان خودداری می‌کنند.

بررسی‌های ما سه یافته کلیدی در پی داشت: اول اینکه چرا افراد دانششان را نشر می‌دهند یا مخفی می‌کنند دلایل مختلفی دارد. دوم همان‌طور که پیش‌تر عنوان شد، افراد عمدتا در محیط‌های با استقلال عمل بیشتر و شغل‌هایی که از نظر شناختی دشوار هستند مایلند دانش خود را به اشتراک بگذارند. سوم، چنانچه این افراد بدانند که همکارانشان به ایشان وابسته هستند، بیشتر دلشان می‌خواهد دانش خود را پنهان کنند. اکنون بیایید به هرکدام از این موارد نگاهی بیندازیم.

انگیزه افراد برای اشتراک یا پنهان کردن دانش چیست؟

پس از اینکه داده‌های مرتبط با میزان انگیزه مصاحبه‌شوندگان در مورد اشتراک یا پنهان کردن دانش را بررسی کردیم، پاسخ‌های دریافت‌شده را با عناوین «انگیزش اختیاری» (به معنی انجام کارها به‌دلیل معنادار بودن یا تفریحی) یا «انگیزش کنترل‌شده» (به معنی انجام کارها برای دریافت پاداش یا جریمه نشدن) دسته‌بندی کردیم. نتایج به‌دست‌آمده نشان می‌داد که اشتراک دانش هرگاه کارکنان به صورت داوطلبانه این کار را انجام داده باشند خوشایندتر است (به‌طور مثال موافق این باشند که: بد نیست دانشی که کسب کرده‌ام را با همکارانم به اشتراک بگذارم، یا صحبت کردن با همکارانم در مورد چیزهایی که می‌دانم حس خوبی دارد). در مقابل، زمانی که افراد از بیرون مجبور به این کار شده باشند دلشان می‌خواهد دانششان را پنهان کنند (یا باید حرف گوش‌کن باشم یا قید کارم را بزنم).

 این یعنی اگر به جای اینکه بگذاریم کارکنان ارزش اشتراک دانش را درک کنند، اجبارا وادارشان کنیم دانششان را به اشتراک بگذارند چندان کارکردی ندارد. به‌عبارتی اگر کارکنان اهمیت اشتراک دانش را که به دستیابی به اهداف واحد یا سازمان منجر می‌شود درک نکنند، تمایلی به اشتراک دانش نخواهند داشت و اگر کارکنان تحت‌فشار قرار بگیرند تا آنچه می‌دانند را به اشتراک بگذارند اثر عکس خواهد داشت. تازه اگر افراد بفهمند که با این کار یک مزیت رقابتی را هم از دست خواهند داد بیشتر نسبت به افشای اطلاعات بی‌انگیزه می‌شوند. جالب است بدانید که در تحقیق انجام شده در شرکت چینی، اگرچه انگیزش دستوری با افزایش نرخ اشتراک دانش همراه بود، اما آنچه به اشتراک گذاشته می‌شد مفید نبود.

چه نوع شغلی به اشتراک‌گذاری یا پنهان کردن دانش منجر می‌شود

به خاطر اینکه از نظر شناختی، کار مورد تقاضا می‌تواند بیشتر جذاب و برانگیزاننده باشد و همچنین دشوارتر و چالشی‌تر است، انتظار می‌رود که در این حالت افراد هم از اشتراک اطلاعات لذت می‌برند و هم اینکه نیاز بیشتری به اشتراک پیدا می‌کنند. به طور مشابهی چون داشتن اختیار عمل بیشتر در شغل یک نفر آن را معنادارتر می‌کند، انتظار داریم که شاهد گرایش به اشتراک بیشتری باشیم. نتایج ما نیز این ایده‌ها را تایید می‌کند. وقتی شغل افراد با تقاضای شناختی و اختیار عمل آمیخته باشد، افراد می‌توانند دانشی را که مفید باشد بیشتر انتقال بدهند. این مورد درباره نمونه تحقیق شده در استرالیا و چین مشابه بود.

وقتی افراد به شما وابسته می‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟

کارکرد دانش شدیدا به در دسترس بودن یا نبودن دانشی بستگی دارد (مثلا دانشی که با داده‌ها و درختواره‌ها سر و کار دارد) که توسط افراد زیادی در سازمان ایجاد می‌شود و می‌تواند باعث ایجاد درون وابستگی‌های بین کارکنان شود.  بنابراین یک نفر خاص ممکن است به اطلاعات اشخاص متعددی نیاز داشته باشد تا بتواند کارش را موثرتر انجام بدهد. اگر به دانش همکارتان تکیه کنید تا بتوانید وظایفتان را به خوبی انجام دهید ممکن است خودتان هم مایل باشید دانشتان را با ایشان به اشتراک بگذارید.  در ادامه پرسش از شرکت‌کنندگان درباره اینکه چطور دانششان را در برابر همکارانشان افشا یا پنهان می‌کنند، از ایشان پرسیدیم اگر همکارانشان درمورد انجام کارشان به ایشان وابسته باشند چه می‌کنند؟ انتظار داشتیم که اگر پاسخ‌دهندگان بفهمند که همکارانشان درمورد انجام کارشان به ایشان وابسته‌اند میل بیشتری داشته باشند که دانششان را به اشتراک بگذارند. اما درکمال تعجب فهمیدیم درست برعکس است! یعنی وقتی افراد بفهمند بقیه به آنها وابسته هستند، احساس می‌کنند که برای اشتراک دانش تحت‌فشارند و برای همین سعی می‌کنند پنهان‌کاری کنند (نوع کنترل‌شده انگیزش). این مساله به‌خاطر این است که مثلا سوالات زیاد همکاران وقت آنها را بیشتر می‌گیرد (و زمان امروزه جزو دارایی‌های ویژه است). در ضمن چون افراد اغلب وظایفشان را اولویت‌بندی می‌کنند وقتی پای اشتراک دانش وسط بیاید خدا خدا می‌کنند اگر چیزی از آنها پرسیده شد بلد نباشند!

مانند بسیاری از تحقیقات، مطالعه ما نیز محدودیت‌هایی دارد. اول از همه اینکه ما به ماهیت دانش به اشتراک گذاشته‌شده توسط شرکت‌کنندگان در تحقیق توجهی نداشتیم. ممکن است پرسیده شود اگر کارکنانی از به اشتراک گذاشتن دانششان لذت می‌برند (اختیاری) ممکن است به این دلیل باشد که دانشی که به اشتراک گذاشته می‌شود، ضمنی است تا صریح (که حالت ضمنی چون جنبه شفاهی دارد ثبت و انتقال آن دشوارتر است و حالت صریح بیشتر جنبه اطلاعات مستند را دارد).  دوم اینکه داده‌های ما براساس گزارش‌هایی بود که خود کارمندان می‌دادند. خیلی بهتر است که در مطالعات بعدی داده‌های بیشتری جمع‌آوری شود مثل تهیه گزارش از همکارانی که دانشی که به ایشان اشتراک داده شده باشد، چگونگی مفید بودنش، کاربردی نبودنش و چرایی آن. اشتراک دانش موثر برای تمام سازمان‌ها ضروری است و همچنان هدایت پرسنل در این مسیر دشواری‌هایی دارد. پیشنهاد ما این است که چنانچه مدیران بخواهند در سازمانشان دانش بیشتری به اشتراک گذاشته شود، لازم است تا نحوه انجام کار را طوری طراحی کنند که افراد تمایل داشته باشند از آنچه می‌دانند با بقیه صحبت کنند.  

این کارکنان در رویارویی با این مساله خودشان را به کوچه علی چپ می‌زنند و وانمود می‌کنند که چیزی نمی‌دانند، یا اینکه قول می‌دهند اما هیچ وقت این کار را نمی‌کنند یا به بقیه می‌گویند نمی‌توانند دانششان را به بقیه منتقل کنند در صورتی که واقعا می‌توانند. چه چیزی باعث این رفتار تنگ‌نظرانه می‌شود؟ تحقیق ما در ژورنال رفتار سازمانی با تاکید بر اینکه طراحی شغل‌ها چگونه است که می‌تواند باعث بشود کارکنان دانششان را با همکارانشان به اشتراک بگذارند یا نه، چاپ شده است. ما مشخصا دریافتیم که بیشتر شغل‌هایی که از نظر شناختی پیچیده هستند - آنهایی که افراد نیاز به پردازش ابرداده‌ها و حل مسائل پیچیده دارند- بیشتر به اشتراک دانش تمایل دارند و در واقع آزادی عمل بیشتری در شغلشان لحاظ شده است. با تمرکز بر چنین جنبه‌هایی، مدیران قادر خواهند بود کارکنان را تشویق کنند تا بیشتر اشتراک‌کننده باشند و کمتر مخفی‌کار.

این دستاورد‌ها با مطالعه دو نمونه حاصل شده‌اند: جمع‌آوری داده‌ها از ۳۹۴ کارگر دانشی در سازمان‌های مختلف استرالیا و ۱۹۵ کارگر دانشی در یک شرکت انتشاراتی در چین. در همین راستا از تعدادی از افراد در مورد اینکه شغلشان از نظر شناختی چطور بوده و چقدر اختیار عمل داشته‌اند و چقدر همکارانشان برای انجام کارها به ایشان رجوع می‌کرده‌اند نظرسنجی کردیم. همچنین از ایشان درباره میزان انگیزه‌شان جهت اشتراک دانش با سایرین پرسیدیم. چند ماه بعد از ایشان پرسیدیم بگویند هرچند وقت یک‌بار دانششان را با همکارانشان به اشتراک می‌گذارند و فکر می‌کنند که این دانشی که به اشتراک گذاشته‌اند چقدر مفید بوده است. همچنین از ایشان سوال کردیم هرچند وقت یک‌بار از گفتن تجربیاتشان خودداری می‌کنند.

بررسی‌های ما سه یافته کلیدی در پی داشت: اول اینکه چرا افراد دانششان را نشر می‌دهند یا مخفی می‌کنند دلایل مختلفی دارد. دوم همان‌طور که پیش‌تر عنوان شد، افراد عمدتا در محیط‌های با استقلال عمل بیشتر و شغل‌هایی که از نظر شناختی دشوار هستند مایلند دانش خود را به اشتراک بگذارند. سوم، چنانچه این افراد بدانند که همکارانشان به ایشان وابسته هستند، بیشتر دلشان می‌خواهد دانش خود را پنهان کنند. اکنون بیایید به هرکدام از این موارد نگاهی بیندازیم.

انگیزه افراد برای اشتراک یا پنهان کردن دانش چیست؟

پس از اینکه داده‌های مرتبط با میزان انگیزه مصاحبه‌شوندگان در مورد اشتراک یا پنهان کردن دانش را بررسی کردیم، پاسخ‌های دریافت‌شده را با عناوین «انگیزش اختیاری» (به معنی انجام کارها به‌دلیل معنادار بودن یا تفریحی) یا «انگیزش کنترل‌شده» (به معنی انجام کارها برای دریافت پاداش یا جریمه نشدن) دسته‌بندی کردیم. نتایج به‌دست‌آمده نشان می‌داد که اشتراک دانش هرگاه کارکنان به صورت داوطلبانه این کار را انجام داده باشند خوشایندتر است (به‌طور مثال موافق این باشند که: بد نیست دانشی که کسب کرده‌ام را با همکارانم به اشتراک بگذارم، یا صحبت کردن با همکارانم در مورد چیزهایی که می‌دانم حس خوبی دارد). در مقابل، زمانی که افراد از بیرون مجبور به این کار شده باشند دلشان می‌خواهد دانششان را پنهان کنند (یا باید حرف گوش‌کن باشم یا قید کارم را بزنم).

 این یعنی اگر به جای اینکه بگذاریم کارکنان ارزش اشتراک دانش را درک کنند، اجبارا وادارشان کنیم دانششان را به اشتراک بگذارند چندان کارکردی ندارد. به‌عبارتی اگر کارکنان اهمیت اشتراک دانش را که به دستیابی به اهداف واحد یا سازمان منجر می‌شود درک نکنند، تمایلی به اشتراک دانش نخواهند داشت و اگر کارکنان تحت‌فشار قرار بگیرند تا آنچه می‌دانند را به اشتراک بگذارند اثر عکس خواهد داشت. تازه اگر افراد بفهمند که با این کار یک مزیت رقابتی را هم از دست خواهند داد بیشتر نسبت به افشای اطلاعات بی‌انگیزه می‌شوند. جالب است بدانید که در تحقیق انجام شده در شرکت چینی، اگرچه انگیزش دستوری با افزایش نرخ اشتراک دانش همراه بود، اما آنچه به اشتراک گذاشته می‌شد مفید نبود.

چه نوع شغلی به اشتراک‌گذاری یا پنهان کردن دانش منجر می‌شود

به خاطر اینکه از نظر شناختی، کار مورد تقاضا می‌تواند بیشتر جذاب و برانگیزاننده باشد و همچنین دشوارتر و چالشی‌تر است، انتظار می‌رود که در این حالت افراد هم از اشتراک اطلاعات لذت می‌برند و هم اینکه نیاز بیشتری به اشتراک پیدا می‌کنند. به طور مشابهی چون داشتن اختیار عمل بیشتر در شغل یک نفر آن را معنادارتر می‌کند، انتظار داریم که شاهد گرایش به اشتراک بیشتری باشیم. نتایج ما نیز این ایده‌ها را تایید می‌کند. وقتی شغل افراد با تقاضای شناختی و اختیار عمل آمیخته باشد، افراد می‌توانند دانشی را که مفید باشد بیشتر انتقال بدهند. این مورد درباره نمونه تحقیق شده در استرالیا و چین مشابه بود.

وقتی افراد به شما وابسته می‌شوند چه اتفاقی می‌افتد؟

کارکرد دانش شدیدا به در دسترس بودن یا نبودن دانشی بستگی دارد (مثلا دانشی که با داده‌ها و درختواره‌ها سر و کار دارد) که توسط افراد زیادی در سازمان ایجاد می‌شود و می‌تواند باعث ایجاد درون وابستگی‌های بین کارکنان شود.  بنابراین یک نفر خاص ممکن است به اطلاعات اشخاص متعددی نیاز داشته باشد تا بتواند کارش را موثرتر انجام بدهد. اگر به دانش همکارتان تکیه کنید تا بتوانید وظایفتان را به خوبی انجام دهید ممکن است خودتان هم مایل باشید دانشتان را با ایشان به اشتراک بگذارید.  در ادامه پرسش از شرکت‌کنندگان درباره اینکه چطور دانششان را در برابر همکارانشان افشا یا پنهان می‌کنند، از ایشان پرسیدیم اگر همکارانشان درمورد انجام کارشان به ایشان وابسته باشند چه می‌کنند؟ انتظار داشتیم که اگر پاسخ‌دهندگان بفهمند که همکارانشان درمورد انجام کارشان به ایشان وابسته‌اند میل بیشتری داشته باشند که دانششان را به اشتراک بگذارند. اما درکمال تعجب فهمیدیم درست برعکس است! یعنی وقتی افراد بفهمند بقیه به آنها وابسته هستند، احساس می‌کنند که برای اشتراک دانش تحت‌فشارند و برای همین سعی می‌کنند پنهان‌کاری کنند (نوع کنترل‌شده انگیزش). این مساله به‌خاطر این است که مثلا سوالات زیاد همکاران وقت آنها را بیشتر می‌گیرد (و زمان امروزه جزو دارایی‌های ویژه است). در ضمن چون افراد اغلب وظایفشان را اولویت‌بندی می‌کنند وقتی پای اشتراک دانش وسط بیاید خدا خدا می‌کنند اگر چیزی از آنها پرسیده شد بلد نباشند!

مانند بسیاری از تحقیقات، مطالعه ما نیز محدودیت‌هایی دارد. اول از همه اینکه ما به ماهیت دانش به اشتراک گذاشته‌شده توسط شرکت‌کنندگان در تحقیق توجهی نداشتیم. ممکن است پرسیده شود اگر کارکنانی از به اشتراک گذاشتن دانششان لذت می‌برند (اختیاری) ممکن است به این دلیل باشد که دانشی که به اشتراک گذاشته می‌شود، ضمنی است تا صریح (که حالت ضمنی چون جنبه شفاهی دارد ثبت و انتقال آن دشوارتر است و حالت صریح بیشتر جنبه اطلاعات مستند را دارد).  دوم اینکه داده‌های ما براساس گزارش‌هایی بود که خود کارمندان می‌دادند. خیلی بهتر است که در مطالعات بعدی داده‌های بیشتری جمع‌آوری شود مثل تهیه گزارش از همکارانی که دانشی که به ایشان اشتراک داده شده باشد، چگونگی مفید بودنش، کاربردی نبودنش و چرایی آن. اشتراک دانش موثر برای تمام سازمان‌ها ضروری است و همچنان هدایت پرسنل در این مسیر دشواری‌هایی دارد. پیشنهاد ما این است که چنانچه مدیران بخواهند در سازمانشان دانش بیشتری به اشتراک گذاشته شود، لازم است تا نحوه انجام کار را طوری طراحی کنند که افراد تمایل داشته باشند از آنچه می‌دانند با بقیه صحبت کنند.