سیستمهای اطلاعات مدیریت، اطلاعات مفیدی را در اختیار مدیران قرار داده تا از آن در جهت پایش مستمر فرآیندها، تصمیمگیری، برنامهریزی و اجرای برنامهها استفاده کنند. سیستمهای اطلاعات مدیریت افزون بر اینکه شرکتها و سازمانها را در خلق محصولات و خدمات جدید پشتیبانی میکنند، مدلهای جدید کسبوکار را نیز پیش روی آنها قرار میدهند؛ بهنحوی که یک مدل کسبوکار جدید بتواند در نحوه خلق ثروت، کسب موفقیت و افزایش توانایی شرکتها و سازمانها در اجرای راهبردها و تحقق اهداف موثر واقع شود.
در عصر کنونی در جوامع مختلف سرمایههای انسانی و نظارت بر اجزای هر سازمان عوامل مهمی در جهت پیشبرد اهداف سازمانی و موفقیت در کسبوکار به شمار میروند، اما در کنار سرمایههای انسانی، اطلاعات مربوط به صنعت و سرمایه نیز نیازمند مدیریت صحیح و کارآمد خواهد بود. به این منظور باید کاربرد مهندسی سیستمهای مدیریت و نظامهای مدیریت اطلاعات براساس نیازها، شرایط و اهداف سازمان مورد توجه قرار گیرد تا عملیات گردآوری، سازماندهی، تولید اطلاعات و انتقال آنها به مدیران بهنحوی بهینه انجام شود.
کارآیی افزوده شده در سازمان ناشی از تکامل فرآیند تبادل اطلاعات است و در نهایت با ارائه اطلاعات معتبر و قابلاتکا برای تصمیمگیری میتواند مجموعه و مدیر را منتفع سازد و مسیر دستیابی به اهداف سازمانی با بهرهوری بالا را هموار کند. در عصر کنونی مدیران ارزش رقابتی و استراتژیک نظامهای اطلاعاتی را بهخوبی درک کردهاند. اداره سازمانها بهنحو مطلوب، مستلزم بررسی و پردازش انبوهی از اطلاعات است که گاهی با هم متفاوتند و با آهنگی متناسب با شرایط و وضعیت سازمان توسعه مییابند و تغییر میکنند و در مواردی تحلیل آنها را مشکل میسازند و این امر کندی سرعت حرکت مدیریت به سمت اثربخشی تصمیم را موجب میشود. بدیهی است که سازکارهای سنتی و منسوخشده مدیریت اطلاعات، پاسخگوی شرایط پیچیده حاضر نیستند و نمیتوان در مواجهه با مسائل کلان و حیاتی سازمان تنها به ذهنیات یا گزارشهای خام متکی بود. اگر سازمانی بتواند کردار (ساختار) سازمانی خود را براساس اطلاعات موردنیاز طراحی کند، قابلیت افزونتری مییابد، زیرا مدیریت ارشد از وقایعی که در کل سازمان میگذرد آگاهی مییابد. از سویی، دریافت اطلاعات دستهبندی شده، موجب ایجاد اطمینان و تسهیل در روند تصمیمگیری مدیر خواهد شد.
علم مدیریت، تصمیمی را درست میشناسد که ۹۰ درصد آن را اطلاعات و ۱۰ درصد آن را قضاوت شخصی تصمیمگیرنده تشکیل میدهد. بکارگیری اطلاعات و بهرهبرداری از آن برای راهبری و نظارت بر زیرمجموعه و اتخاذ تصمیمها، این امکان را برای مدیران استفادهکننده از اطلاعات ایجاد میکند که باوجود حجم، گستردگی، پیچیدگی و پراکندگی امور، بهطور منظم تصویر روشنی از وضعیت کلی سازمان و روند فعالیتهای آن پیش رو داشته باشند و با اطلاع از آنها، تصمیمات صحیح در جهت رفع مشکلات اتخاذ کرده و از بهوجود آمدن اشکالات پیشگیری کنند. این امر میتواند اثربخشی و کارآیی مدیر را تحت تاثیر مستقیم قرار دهد.
بهطور کلی اطلاعات بههنگام و مفید، حاصل نظام اطلاعاتی منسجم است؛ این نظام با ایجاد رابطه میان اجزای ناهمگون سازمان، نظارت درونی ایجاد و با پیشبینیهای لازم، آیندهای روشنتر را ترسیم میکند اما در برخی مواقع مدیران برای استفاده از اطلاعات موردنیاز با مسائلی مواجهند که اهم آنها عبارتند از کندی جریان تبادل اطلاعات بهدلیل وجود موانع ارتباطی، فقدان ارتباط نظامهای اطلاعاتی و متخصصان، ناهماهنگی ساختار سازمانی و ردههای مدیریتی در موسسات، نگرش مدیران نسبت به چگونگی اداره امور براساس اطلاعات دریافتی، حجم گسترده عملیات موسسهها و تفاوت ماهیت آنها که موجب تفاوت ماهیت اطلاعات دریافتی میشود.
دستیابی به متغیرهای محیطی مانند عوامل سیاسی، اجتماعی، اقتصادی و فناوری نیازمند بکارگیری سیستمی است که اطلاعات را براساس نیاز، استخراج، پردازش و طبقهبندی کند و در اختیار مدیران قرار دهد؛ بنابراین هر سازمانی باتوجه به موقعیت و جایگاه خود با مسائلی مواجه خواهد بود که تابع شرایط خاص آن سازمان است.
بنابر آنچه گفته شده ضروری است نظام اطلاعاتی جامع که براساس آن اطلاعات کلیدی بهصورت منظم به مدیریت منعکس میشود، در سازمان استقرار یابد تا ضمن پایش و بهبود مستمر عملکرد، دستیابی به اهداف سازمانی در جهت توسعه کسبوکار رقابتی تسهیل شود.
ضرورت بازنگری، پایش و کنترل مستمر فرآیندها در طول چرخه عمر سازمانها به منظور تسهیل فرآیندها و روانسازی سیستمهای مدیریتی و تصمیمگیری در سازمان ایجاب میکند که مدیران ارشد، از سیستمهای اطلاعات مدیریت در این راستا استفاده کنند و با بهرهگیری از این سیستمها، در هر مرحله از چرخه عمر سازمان، میزان بهرهوری و رشد و توسعه سازمانی را به دقت پایش کرده و تحت نظارت و کنترل داشته باشند. به این لحاظ کاربرد سیستمهای اطلاعات مدیریت در سازمانها و بنگاههای تولیدی و اقتصادی موجب ارتقای سطح کیفی و کمی دادهها و تسهیل در فرآیند تبدیل داده به اطلاعات و در نهایت بهبود استقرار مدیریت دانش، توسعه مدلهای جدید کسبوکار و افزایش بهره وری میشود.
