تقریبا همه مدیران عامل، مدیران میانی و البته مدیران تازهکار با یک چالش مشترک و پیچیده روبهرو هستند، اینکه چگونه میتوان و باید جلسات عمومی با تمام افرادی که به آنها بهطور مستقیم گزارش میدهند، را برگزار کرد. در اغلب اوقات فرد یا افرادی که مسوول برگزاری چنین جلسات عمومی و مهمی هستند، از آن میترسند و کسانی که در این جلسات شرکت میکنند نیز آن را بیفایده و نوعی وقت تلفکردن میدانند و آنهایی که از شرکت در این جلسات محروم میشوند، احساس ناامیدی و حقارت میکنند. این در حالی است که چنین جلساتی اگر به خوبی پیش برود و با کیفیت بالایی اجرا شوند، باعث حل مشکلات و پیشرفت امور به شکل بهتری میشوند و برنامهریزی برای آینده را آسانتر خواهند ساخت. یک جلسه عمومی کارکنان سه هدف اصلی دارد: اول در این جلسات که معمولا بهصورت هفتگی برگزار میشوند عملکرد افراد و کلیت تیم طی هفته گذشته مورد بازبینی قرار میگیرد. دوم اینکه برگزاری این جلسات به افراد کمک میکند تا خود و اطلاعاتشان را به روز و آپدیت کنند و سوم اینکه تیمها را وادار میسازد تا مهمترین تصمیمات و موضوعات ضروری برای هفته آینده را به شکلی شفاف و دقیق آماده کنند.
یادگیری: بازبینی شاخصهای کلیدی (۲۰ دقیقه): کدام کارها در طول هفته پیش، خوب پیش رفته و چرا؟ کدام کارها در طول هفته گذشته به خوبی انجام نگرفته و چرا؟ اینها سوالاتی است که مدیران در حین برگزاری جلسات عمومی با افرادی که بهطور مستقیم به آنها گزارش میدهند، باید مطرح سازند که لازمه پاسخگویی درست و دقیق به این سوالات، داشتن یک داشبورد از شاخصهای کلیدی است. البته منظور از داشبورد در اینجا یکسری آمار و ارقام و مقایسههای کیفی در مورد مهمترین فعالیتهای صورت گرفته طی هفته قبل و نتایج برآمده از آنها است که مشخص میکند به کدام هدف به چه شکلی باید دست یافت. خود مدیران هم میتوانند چنین داشبوردی را طراحی کنند و برای ایجاد و تکمیل آن نیازی به زیرساختهای شرکتی و بخشهای مختلف سازمان نیست. تنها کافی است هر کدام از کارکنان در این جلسات اطلاعات و گزارشهای کاری را یک شب قبل از برگزاری جلسه به روزرسانی کنند.
گوش کردن: به روزرسانی نهایی اسناد در حین برگزاری جلسه (۱۵ دقیقه): یکی از چالشبرانگیزترین جنبههای مدیریت یک تیم کاری این است که هر کدام از اعضای تیم را در مورد آنچه سایر اعضای تیم انجام داده و میدهند، توجیه کرد و به آنها اطلاعات لازم را انتقال داد، علاوه براین، نگرانیها و مشکلات پیش روی هر کدام از آنها را به اطلاع سایر اعضا میرساند. به روزرسانی سریع این اطلاعات و دادهها در حین برگزاری جلسات عمومی با کارکنان میتواند تمام اعضا را در جریان جدیدترین تحولات و تصمیمات قرار دهد. بهعنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای یک تیم کاری در جریان برگزاری جلسه عمومی اعضا اعلام کند که یک ماه بعد یک عمل جراحی مهم دارد و از سه هفته دیگر به مدت دو ماه بر سرکار خود حاضر نخواهد شد. در چنین شرایطی است که سایر اعضا، پس از اطلاع از این موضوع میتوانند برنامههای خود را بر این اساس تطبیق دهند.
لازمه این نوع اطلاعرسانی در حین برگزاری جلسات عمومی این است که به افراد فرصت داده میشود تا به هم خبر دهند و از هم خبر بگیرند. برای این کار میتوانید از هر کدام از حاضران جلسه بخواهید ظرف سه تا پنج دقیقه، به کارها و فعالیتهای انجام شده طی هفته قبل اشاره کرده و آنها را روی کاغذ بیاورند و طی ۵ تا ۷ دقیقه بعد نیز به برنامهها و اقداماتی که قرار است طی هفته بعد صورت پذیرد، اشاره کنند و در کنار آن، نوشتههای مربوط به سایر اعضا را نیز بخوانند.
شفافسازی: تصمیمات و مباحث کلیدی را شناسایی کنید (۳۰ دقیقه): در جریان برگزاری جلسات عمومی با کارکنان لازم است که مشخص شود یک یا دو مورد از مهمترین تصمیماتی که یک تیم کاری باید در هفته پیش رو اتخاذ کند و مهمترین مبحث و موضوعی که باید پیگیری کند، کدام است. حال چنانچه تعداد اعضای یک تیم کاری کمتر از بیست نفر باشد، میتوان پاسخهای هر کدام از اعضای تیم به این سوال را در حین برگزاری جلسه، فهرست کرد و در مورد آنها به بحث و تبادلنظر پرداخت. اما اگر تعداد اعضای تیم بیش از بیست نفر باشد، باید این اطلاعات را پیش از آغاز جلسه و در قالب پاسخهای رسمی و بهصورت ایمیلی از کارکنان جمعآوری کرد و روز برگزاری جلسه چکیده آنها را به بحث و تبادلنظر گذاشت.
یکی دیگر از مواردی که مدیران باید در جریان برگزاری جلسات عمومی درمورد آنان شفافسازی کنند، تفویض اختیار صحبت و تصمیمگیری در مورد برخی موضوعاتی با اهمیت کمتر یا ثانویه به خود اعضای تیم است که این تفویض اختیار و مسوولیت از مدیر به کارکنان باعث افزایش انگیزه و علاقه افراد به بحث و تبادلنظر در مورد موضوعات تفویض شده میشود و مباحث مطروحه در این جلسات را از حالت خشکی و رسمی و سلسله مراتبی خارج میسازد.
در این حالت هر کدام از مباحث و موضوعات جلسه به یک کمیته متشکل از تعدادی از اعضا واگذار میشود تا در مورد آن مبحث و موضوع خاص، بحث و تبادلنظر کنند و پس از نتیجهگیری در مورد آن، موارد را با سایر اعضای تیم در میان گذاشته و تصمیمگیری نهایی را به کلیت تیم واگذار کنند. عضویت هر کدام از اعضا و هر کدام از این کمیتهها و انتخاب موضوع مورد بحث، باید کاملا آزاد و بدون محدودیت باشد تا به این ترتیب، حداکثر علاقهمندی شرکتکنندگان در این مباحث جلب شود و از حضور پیدا کردن و ملزم بودن افراد به شرکت در بحثهایی که مورد علاقه آنها یا مبتنیبر تخصص و اطلاعات آنها نیست جلوگیری شود.
تقریبا همه مدیران عامل، مدیران میانی و البته مدیران تازهکار با یک چالش مشترک و پیچیده روبهرو هستند، اینکه چگونه میتوان و باید جلسات عمومی با تمام افرادی که به آنها بهطور مستقیم گزارش میدهند، را برگزار کرد. در اغلب اوقات فرد یا افرادی که مسوول برگزاری چنین جلسات عمومی و مهمی هستند، از آن میترسند و کسانی که در این جلسات شرکت میکنند نیز آن را بیفایده و نوعی وقت تلفکردن میدانند و آنهایی که از شرکت در این جلسات محروم میشوند، احساس ناامیدی و حقارت میکنند. این در حالی است که چنین جلساتی اگر به خوبی پیش برود و با کیفیت بالایی اجرا شوند، باعث حل مشکلات و پیشرفت امور به شکل بهتری میشوند و برنامهریزی برای آینده را آسانتر خواهند ساخت. یک جلسه عمومی کارکنان سه هدف اصلی دارد: اول در این جلسات که معمولا بهصورت هفتگی برگزار میشوند عملکرد افراد و کلیت تیم طی هفته گذشته مورد بازبینی قرار میگیرد. دوم اینکه برگزاری این جلسات به افراد کمک میکند تا خود و اطلاعاتشان را به روز و آپدیت کنند و سوم اینکه تیمها را وادار میسازد تا مهمترین تصمیمات و موضوعات ضروری برای هفته آینده را به شکلی شفاف و دقیق آماده کنند.
یادگیری: بازبینی شاخصهای کلیدی (۲۰ دقیقه): کدام کارها در طول هفته پیش، خوب پیش رفته و چرا؟ کدام کارها در طول هفته گذشته به خوبی انجام نگرفته و چرا؟ اینها سوالاتی است که مدیران در حین برگزاری جلسات عمومی با افرادی که بهطور مستقیم به آنها گزارش میدهند، باید مطرح سازند که لازمه پاسخگویی درست و دقیق به این سوالات، داشتن یک داشبورد از شاخصهای کلیدی است. البته منظور از داشبورد در اینجا یکسری آمار و ارقام و مقایسههای کیفی در مورد مهمترین فعالیتهای صورت گرفته طی هفته قبل و نتایج برآمده از آنها است که مشخص میکند به کدام هدف به چه شکلی باید دست یافت. خود مدیران هم میتوانند چنین داشبوردی را طراحی کنند و برای ایجاد و تکمیل آن نیازی به زیرساختهای شرکتی و بخشهای مختلف سازمان نیست. تنها کافی است هر کدام از کارکنان در این جلسات اطلاعات و گزارشهای کاری را یک شب قبل از برگزاری جلسه به روزرسانی کنند.
گوش کردن: به روزرسانی نهایی اسناد در حین برگزاری جلسه (۱۵ دقیقه): یکی از چالشبرانگیزترین جنبههای مدیریت یک تیم کاری این است که هر کدام از اعضای تیم را در مورد آنچه سایر اعضای تیم انجام داده و میدهند، توجیه کرد و به آنها اطلاعات لازم را انتقال داد، علاوه براین، نگرانیها و مشکلات پیش روی هر کدام از آنها را به اطلاع سایر اعضا میرساند. به روزرسانی سریع این اطلاعات و دادهها در حین برگزاری جلسات عمومی با کارکنان میتواند تمام اعضا را در جریان جدیدترین تحولات و تصمیمات قرار دهد. بهعنوان مثال، ممکن است یکی از اعضای یک تیم کاری در جریان برگزاری جلسه عمومی اعضا اعلام کند که یک ماه بعد یک عمل جراحی مهم دارد و از سه هفته دیگر به مدت دو ماه بر سرکار خود حاضر نخواهد شد. در چنین شرایطی است که سایر اعضا، پس از اطلاع از این موضوع میتوانند برنامههای خود را بر این اساس تطبیق دهند.
لازمه این نوع اطلاعرسانی در حین برگزاری جلسات عمومی این است که به افراد فرصت داده میشود تا به هم خبر دهند و از هم خبر بگیرند. برای این کار میتوانید از هر کدام از حاضران جلسه بخواهید ظرف سه تا پنج دقیقه، به کارها و فعالیتهای انجام شده طی هفته قبل اشاره کرده و آنها را روی کاغذ بیاورند و طی ۵ تا ۷ دقیقه بعد نیز به برنامهها و اقداماتی که قرار است طی هفته بعد صورت پذیرد، اشاره کنند و در کنار آن، نوشتههای مربوط به سایر اعضا را نیز بخوانند.
شفافسازی: تصمیمات و مباحث کلیدی را شناسایی کنید (۳۰ دقیقه): در جریان برگزاری جلسات عمومی با کارکنان لازم است که مشخص شود یک یا دو مورد از مهمترین تصمیماتی که یک تیم کاری باید در هفته پیش رو اتخاذ کند و مهمترین مبحث و موضوعی که باید پیگیری کند، کدام است. حال چنانچه تعداد اعضای یک تیم کاری کمتر از بیست نفر باشد، میتوان پاسخهای هر کدام از اعضای تیم به این سوال را در حین برگزاری جلسه، فهرست کرد و در مورد آنها به بحث و تبادلنظر پرداخت. اما اگر تعداد اعضای تیم بیش از بیست نفر باشد، باید این اطلاعات را پیش از آغاز جلسه و در قالب پاسخهای رسمی و بهصورت ایمیلی از کارکنان جمعآوری کرد و روز برگزاری جلسه چکیده آنها را به بحث و تبادلنظر گذاشت.
یکی دیگر از مواردی که مدیران باید در جریان برگزاری جلسات عمومی درمورد آنان شفافسازی کنند، تفویض اختیار صحبت و تصمیمگیری در مورد برخی موضوعاتی با اهمیت کمتر یا ثانویه به خود اعضای تیم است که این تفویض اختیار و مسوولیت از مدیر به کارکنان باعث افزایش انگیزه و علاقه افراد به بحث و تبادلنظر در مورد موضوعات تفویض شده میشود و مباحث مطروحه در این جلسات را از حالت خشکی و رسمی و سلسله مراتبی خارج میسازد.
در این حالت هر کدام از مباحث و موضوعات جلسه به یک کمیته متشکل از تعدادی از اعضا واگذار میشود تا در مورد آن مبحث و موضوع خاص، بحث و تبادلنظر کنند و پس از نتیجهگیری در مورد آن، موارد را با سایر اعضای تیم در میان گذاشته و تصمیمگیری نهایی را به کلیت تیم واگذار کنند. عضویت هر کدام از اعضا و هر کدام از این کمیتهها و انتخاب موضوع مورد بحث، باید کاملا آزاد و بدون محدودیت باشد تا به این ترتیب، حداکثر علاقهمندی شرکتکنندگان در این مباحث جلب شود و از حضور پیدا کردن و ملزم بودن افراد به شرکت در بحثهایی که مورد علاقه آنها یا مبتنیبر تخصص و اطلاعات آنها نیست جلوگیری شود.
