مدیر موفق و توانمند کسی است که از قبل برای گفتوگوهای فرد به فرد خود با کارکنانش برنامهریزی کرده باشد و به خوبی بداند که قرار است مسیر گفتوگو به کدام سمت برود و چه نوع خروجی از آن حاصل آید. بهطور کلی، شروع شدن گفتوگوهای فرد به فرد با یکسری سوالات هدفمند و باز که طرف مقابل را وادار به بیان نظرات و پیشنهادها میکند بهترین و مناسبترین گزینه برای مدیران محسوب میشود. اما هر سوالی برای شروع و ادامه یافتن گفتوگوهای فرد به فرد بین مدیران و کارکنان مناسب نیست. در ادامه به برخی از سوالات مناسب برای راه انداختن و گرم کردن فرآیند گفتوگوهای فرد به فرد اشاره خواهد شد. سوالاتی برای گرم کردن گفتوگوهای فرد به فرد: آنچه در ادامه خواهد آمد، مجموعهای از پرسشهایی است که به دنبال خود جملات متعددی را به دنبال خواهد داشت و نهتنها این اطمینان را به کارکنان خواهد داد که مدیر با دقت به آنها گوش میکند، بلکه بهعنوان یک انسان به آنها توجه دارد و میخواهد کمک کند و از آنچه باید انجام دهند یا نباید انجام دهند، آگاه است. این سوالات عبارت است از:
- من چطور میتوانم به شما کمک کنم؟
- چه کاری میتوانم انجام دهم تا شرایط برای شما آسان تر شود؟
- چه عاملی موجب ناراحتی شما شده است؟
- شما در حال انجام کدام کار هستید که آن را دوست ندارید؟
- برای توقف کاری که دوست ندارید، چه میتوانید انجام دهید؟
- چرا آن کار مورد علاقه خود را نمیتوانید انجام دهید؟
- برای شروع فعالیت در زمینه مورد علاقه خود، چه کاری میتوانید انجام دهید؟
- در مورد اولویتهای کاری تیم خود چه عقیده و احساسی دارید؟
- به نظر شما کدام کار است که تیم کاری شما در حال فعالیت در آن زمینه است اما شما آن را اضافه و غیرموثر میدانید؟
- آیا تاکنون در مورد دغدغهها و نگرانیهای خود در مورد بایدها و نبایدهای تیم کاری با سایر اعضای تیم صحبت کردهاید؟ اگر خیر، چرا؟
• نشانههایی از اینکه عملکرد شما بهعنوان رئیس در گفتوگوهای فرد به فرد مطلوب نیست: گفتوگوهای فرد به فرد، فرصت ارزشمندی برای کسانی است که میخواهند افکار و نظراتی را در ارتباط با کار و نقش خود به مدیران مستقیم منتقل کنند. در سوی دیگر این گفتوگوها، برای مدیران نیز بسیار مفید است، چرا که در حین این گفتوگوهاست که نخستین نشانههای هشدار در مورد عملکرد ضعیف مدیریتی آنها آشکار میشود. به برخی از این علائم هشداردهنده ضعف مدیریتی در ارتباط با گفتوگوهای فرد به فرد اشاره خواهد شد:
• لغو مکرر گفتوگوها: اگر کسانی که بهطور مستقیم به شما گزارش میدهند، به دفعات و غالبا قرارهای گفتوگوی فرد به فرد با شما را لغو میکنند، این علامت مبنی بر بیثمر بودن گفتوگوی فرد به فرد با مدیر در مجموعه زیرنظر شماست و شاید به این دلیل است که کارکنان از انتقادکردن از شما بیم دارند یا آن را بیفایده میدانند.
• اگر در جلسات گفتوگوی فرد به فرد فقط خبرهای خوب و تعریف و تمجید میشنوید: اگر شما هم جزو آن دسته مدیرانی هستید که در جریان برگزاری جلسات گفتوگوی فرد با فرد با کارکنان، فقط تعریف و تمجید میشنوند و افراد به آنها میگویند همه چیز رو به راه است و هیچ مشکلی وجود ندارد، به آن معناست که افراد با شما احساس نزدیکی نمیکنند و تمایلی به بیان مشکلات و چالشها نزد شما ندارند یا فکر میکنند شما نمیتوانید به آنها برای حل مشکلات و چالشها کمک کنید. برای اجتناب از این وضعیت، به صراحت اعلام کنید که طالب خبرهای بد و ناگوار هستید و به آنهایی که شما را نسبت به مشکلات آگاه میکنند، نظر مثبت و دوستانهای دارید.
• وقتی خبری از انتقاد نیست: اگر کارکنان هیچ گاه از شما انتقاد نمیکنند و نقاط ضعف شما را برنمیشمارند، بدانید که این به معنای بینقص بودن شما نیست، بلکه به این معناست که شما به اندازه کافی خوب و قابل نیستید که کارکنان شما را راهنمایی کنند. برای اجتناب از این وضعیت، حتما این جمله را به تناوب خطاب به کارکنان بیان کنید: «من چه میتوانستم یا باید انجام میدادم تا شما به شکل راحتتری با من کار کنید.»
• اگر کارکنان بدون داشتن موضوع یا سوژه خاص در ذهن به جلسه گفتوگوی فردی با شما میآیند: اگر کارکنان بدون اینکه موضوع و سوژه خاصی را از قبل در ذهن آماده کرده باشند، در جلسه گفتوگوی فرد به فرد حضور پیدا کنند، این مساله هم به معنای اشباع شدن آنهاست و هم عدم فهم درست از هدف گفتوگوهای فرد به فرد، یا بیفایده دانستن آنها. بنابراین، لازم است که خیلی جدی و در عین حال مودبانه به آنها بگویید: «این وقت به شما تعلق دارد، چرا چیزی نمیگویید و مسالهای را بیان نمیکنید؟ »
بهطور کلی، گفتوگوهای فرد به فرد بین مدیران و کارکنانشان این فرصت را برای مدیران فراهم میسازند تا بسیاری از مسائلی را که نمیتوانند در جلسات عمومی با کارکنان مطرح سازند با آنها در میان بگذارند و جلوی بروز و گسترش سوء تفاهمات و چالشهای احتمالی را بگیرند و بر شفافیت کاری بیفزایند و به همین دلیل نومدیران حتما باید این نوع گفتوگوها را جدی بگیرند و از قبل خود را برای آن مهیا سازند.
مدیر موفق و توانمند کسی است که از قبل برای گفتوگوهای فرد به فرد خود با کارکنانش برنامهریزی کرده باشد و به خوبی بداند که قرار است مسیر گفتوگو به کدام سمت برود و چه نوع خروجی از آن حاصل آید. بهطور کلی، شروع شدن گفتوگوهای فرد به فرد با یکسری سوالات هدفمند و باز که طرف مقابل را وادار به بیان نظرات و پیشنهادها میکند بهترین و مناسبترین گزینه برای مدیران محسوب میشود. اما هر سوالی برای شروع و ادامه یافتن گفتوگوهای فرد به فرد بین مدیران و کارکنان مناسب نیست. در ادامه به برخی از سوالات مناسب برای راه انداختن و گرم کردن فرآیند گفتوگوهای فرد به فرد اشاره خواهد شد. سوالاتی برای گرم کردن گفتوگوهای فرد به فرد: آنچه در ادامه خواهد آمد، مجموعهای از پرسشهایی است که به دنبال خود جملات متعددی را به دنبال خواهد داشت و نهتنها این اطمینان را به کارکنان خواهد داد که مدیر با دقت به آنها گوش میکند، بلکه بهعنوان یک انسان به آنها توجه دارد و میخواهد کمک کند و از آنچه باید انجام دهند یا نباید انجام دهند، آگاه است. این سوالات عبارت است از:
- من چطور میتوانم به شما کمک کنم؟
- چه کاری میتوانم انجام دهم تا شرایط برای شما آسان تر شود؟
- چه عاملی موجب ناراحتی شما شده است؟
- شما در حال انجام کدام کار هستید که آن را دوست ندارید؟
- برای توقف کاری که دوست ندارید، چه میتوانید انجام دهید؟
- چرا آن کار مورد علاقه خود را نمیتوانید انجام دهید؟
- برای شروع فعالیت در زمینه مورد علاقه خود، چه کاری میتوانید انجام دهید؟
- در مورد اولویتهای کاری تیم خود چه عقیده و احساسی دارید؟
- به نظر شما کدام کار است که تیم کاری شما در حال فعالیت در آن زمینه است اما شما آن را اضافه و غیرموثر میدانید؟
- آیا تاکنون در مورد دغدغهها و نگرانیهای خود در مورد بایدها و نبایدهای تیم کاری با سایر اعضای تیم صحبت کردهاید؟ اگر خیر، چرا؟
• نشانههایی از اینکه عملکرد شما بهعنوان رئیس در گفتوگوهای فرد به فرد مطلوب نیست: گفتوگوهای فرد به فرد، فرصت ارزشمندی برای کسانی است که میخواهند افکار و نظراتی را در ارتباط با کار و نقش خود به مدیران مستقیم منتقل کنند. در سوی دیگر این گفتوگوها، برای مدیران نیز بسیار مفید است، چرا که در حین این گفتوگوهاست که نخستین نشانههای هشدار در مورد عملکرد ضعیف مدیریتی آنها آشکار میشود. به برخی از این علائم هشداردهنده ضعف مدیریتی در ارتباط با گفتوگوهای فرد به فرد اشاره خواهد شد:
• لغو مکرر گفتوگوها: اگر کسانی که بهطور مستقیم به شما گزارش میدهند، به دفعات و غالبا قرارهای گفتوگوی فرد به فرد با شما را لغو میکنند، این علامت مبنی بر بیثمر بودن گفتوگوی فرد به فرد با مدیر در مجموعه زیرنظر شماست و شاید به این دلیل است که کارکنان از انتقادکردن از شما بیم دارند یا آن را بیفایده میدانند.
• اگر در جلسات گفتوگوی فرد به فرد فقط خبرهای خوب و تعریف و تمجید میشنوید: اگر شما هم جزو آن دسته مدیرانی هستید که در جریان برگزاری جلسات گفتوگوی فرد با فرد با کارکنان، فقط تعریف و تمجید میشنوند و افراد به آنها میگویند همه چیز رو به راه است و هیچ مشکلی وجود ندارد، به آن معناست که افراد با شما احساس نزدیکی نمیکنند و تمایلی به بیان مشکلات و چالشها نزد شما ندارند یا فکر میکنند شما نمیتوانید به آنها برای حل مشکلات و چالشها کمک کنید. برای اجتناب از این وضعیت، به صراحت اعلام کنید که طالب خبرهای بد و ناگوار هستید و به آنهایی که شما را نسبت به مشکلات آگاه میکنند، نظر مثبت و دوستانهای دارید.
• وقتی خبری از انتقاد نیست: اگر کارکنان هیچ گاه از شما انتقاد نمیکنند و نقاط ضعف شما را برنمیشمارند، بدانید که این به معنای بینقص بودن شما نیست، بلکه به این معناست که شما به اندازه کافی خوب و قابل نیستید که کارکنان شما را راهنمایی کنند. برای اجتناب از این وضعیت، حتما این جمله را به تناوب خطاب به کارکنان بیان کنید: «من چه میتوانستم یا باید انجام میدادم تا شما به شکل راحتتری با من کار کنید.»
• اگر کارکنان بدون داشتن موضوع یا سوژه خاص در ذهن به جلسه گفتوگوی فردی با شما میآیند: اگر کارکنان بدون اینکه موضوع و سوژه خاصی را از قبل در ذهن آماده کرده باشند، در جلسه گفتوگوی فرد به فرد حضور پیدا کنند، این مساله هم به معنای اشباع شدن آنهاست و هم عدم فهم درست از هدف گفتوگوهای فرد به فرد، یا بیفایده دانستن آنها. بنابراین، لازم است که خیلی جدی و در عین حال مودبانه به آنها بگویید: «این وقت به شما تعلق دارد، چرا چیزی نمیگویید و مسالهای را بیان نمیکنید؟ »
بهطور کلی، گفتوگوهای فرد به فرد بین مدیران و کارکنانشان این فرصت را برای مدیران فراهم میسازند تا بسیاری از مسائلی را که نمیتوانند در جلسات عمومی با کارکنان مطرح سازند با آنها در میان بگذارند و جلوی بروز و گسترش سوء تفاهمات و چالشهای احتمالی را بگیرند و بر شفافیت کاری بیفزایند و به همین دلیل نومدیران حتما باید این نوع گفتوگوها را جدی بگیرند و از قبل خود را برای آن مهیا سازند.
