روند اخراج یک فرد را بیش از حد طولانی نکنید: اغلب مدیرانی که من با آنها کار کردهام، به کندی و خیلی دیر برای اخراج افرادی با عملکرد سطح پایین اقدام کردهاند آن هم به این دلیل ساده که خیلی دیر از ارائه عملکرد ضعیف این افراد اطلاع یافته بودند. بهطور کلی چهار دلیل کلیدی و موجه وجود دارد که میتواند مدیران را وادار سازد تا خیلی زود و به موقع، عملکردهای سطح پایین کارکنان را شناسایی کنند.
دلیل اول اینکه شناسایی زود و سریع روند نزولی کیفیت عملکرد یک فرد موجب میشود تا خیلی زود برای حل مشکل اقدام لازم صورت پذیرد و به فرد درباره این تنزل سطح عملکردی هشدارهای لازم و وقت و فرصت کافی برای اصلاح داده شود.
دلیل دوم این است که شناسایی عملکرد ضعیف افراد و هشدار به موقع در مورد آن به نفع خود شرکت هم هست چرا که هم جلوی بروز ضرر و زیانهای هنگفت ناشی از تداوم عملکرد ضعیف کارکنان را خواهد گرفت و هم در صورت بروز اختلافات و طرح شکایت از سوی کارکنان اخراج شده، امکان دفاع شرکت از اقدام به اخراج را میسر خواهد ساخت و در محاکم قضایی، حکم به نفع شرکت صادر خواهد شد، چرا که در این حالت، شرکت میتواند مستندات مربوط به تشخیص ضعف عملکردی افراد و تذکرات داده شده به آنها را به دادگاه ارائه دهد.
سومین دلیل برای اهمیت تشخیص سریع عملکردهای ضعیف و واکنش نشان دادن مدیران نسبت به آن، این است که این کار به نفع خود مدیران نیز هست. اگر مدیری در برهه زمانی مشخص، مثلا فصل بهار به یکی از کارکنان خود نمره ارزیابی بالایی بدهد و عملکرد او را عالی توصیف کند، اما در فصل تابستان اعلام کند که آن فرد باید از شرکت اخراج شود، حرف و حدیثهای فراوانی در این موضوع مطرح خواهد شد و در بلندمدت، اعتماد و اطمینان کارکنان و کل شرکت نسبت به ارزیابیها و تعریف و تمجیدهای چنین مدیری به شدت کاهش پیدا خواهد کرد.
چهارمین دلیل که مهمترین دلیل نیز به شمار میآید، این است که ناآگاهی و بیتفاوتی مدیران در قبال عملکرد ضعیف و نامطلوب یک عضو از اعضای تیم، جفاکاری بزرگی نسبت به اعضای توانمند و کوشای آن تیم است و انگیزه کار کردن را از آنها میگیرد.
حال آنکه برخورد سریع و قاطعانه با چنین ضعفهایی، این پیام را به تمام تیم کاری میدهد که بین عملکرد ضعیف و عملکرد عالی تمایز وجود دارد و مدیریت نسبت به ضعف عملکردی افراد خیلی سریع و هوشمندانه عمل میکند.
• در مورد اخراج کارکنان بهصورت یکجانبه و خودسرانه تصمیم نگیرید: هنگامی که مدیری تشخیص میدهد که یکی از اعضای تیم دچار ضعف عملکرد شده و امیدی به برطرف شدن آن و ارتقای سطح عملکرد او نیست، لازم است قبل از هر اقدامی برای اخراج آن فرد، با رئیس مافوق خود، همکاران، به ویژه مدیر منابع انسانی و یک مشاور زبده در این مورد صحبت کند و از آنها مشورت بگیرد و به هیچ عنوان، تصمیم به اخراج یک فرد را به تنهایی اتخاذ نکند، چرا که در این حالت، احتمال اخراج یک فرد از رویخشم و عصبانیت، برخورد سلیقهای و نابخردانه با کارکنان و ناعادلانه رفتار کردن با افراد به شدت افزایش مییابد.
مشورت گرفتن قبل از اقدام رسمی برای اخراج کارکنان باعث میشود تا این تصمیم سخت با پختگی و استدلالهای بیشتری اتخاذ شود و تمام جوانب کار در نظر گرفته شود، چرا که هر کدام از افرادی که طرف مشورت مدیر قرار میگیرند از دریچه نگاه متفاوتی به موضوع اخراج یک فرد مینگرند و در نتیجه تصمیم نهایی برای اخراج آن فرد تصمیمی جامع و قابل دفاع خواهد بود.
در هر شرکت، تیم کاری یا سازمانی، فرد یا افرادی وجود دارند که به دلیل داشتن تجربه کاری بالا و پختگی میتوانند بهترین مشاورهها را در ارتباط با اخراج کارکنان به مدیر و مجموعه ارائه دهند البته به شرطی که مدیران، این افراد را طرف مشورت خود قرار داده و قبل از اخراج افراد از آنها نظرخواهی کنند.
• به شکلی انسانی و محترمانه، افراد را اخراج کنید: شما بهعنوان مدیری که قصد اخراج فردی را دارید، باید به یاد داشته باشید که قبلا هم با این فرد ارتباط داشته و ممکن است در آینده نیز با او رابطه داشته باشید و همین مساله، فرآیند اخراج او را با مشکل روبهرو میسازد. علاوه براین، مدیران باید بدانند لزوم اخراج یک فرد از نظر آنها، ضروری و موجه است حال آنکه این اقدام از نظر فردی که در معرض اخراج قرار دارد، یک اقدام ظالمانه و غیرمنصفانه محسوب میشود. به همین دلیل هم هست که مدیران باید فرآیند اخراج کارکنان را با رعایت تمام اصول اخلاقی و موازین انسانی اجرا کنند تا کمترین آسیب روحی و روانی و مادی متوجه آنها شود و خاطرات خوب گذشته و ارتباطات احتمالی طرفین در آینده خدشهدار نشود.
مدیران باید به افراد در حال اخراج نشان دهند که علت اصلی اخراج آنها این نیست که افراد قابل و توانمندی نیستند، بلکه تنها به این دلیل است که آنها برای آن شکل و نقش خاص ساخته نشدهاند و آن نقش متناسب با استعدادها و علاقهمندیهای آنها نیست.
• بعد از اخراج، پیگیر وضعیت فرد اخراجی باشید: گاهی اوقات لازم است مدیران مدتی پس از اخراج هر کدام از کارکنانشان تماسی با او گرفته و جویای احوال او شوند و به این وسیله به او نشان دهند که همچنان برای او ارزش قائل هستند. حتی میتوان افراد اخراج شده را به یک ناهار، یا قدم زدن در فضای آزاد و مرور خاطرات دعوت کرد و بارها پیش آمده که در جریان این تجدید دیدارها کارکنان اخراج شده از مدیرانشان بهخاطر این تصمیم تشکر کرده و آن را سرآغاز پیشرفتها و تحولهای کاری خود دانستهاند. به هر حال، این تصمیم کارکنان چه بخواهیم و چه نخواهیم فرآیند سخت و ناگواری است که گریزی از آن نیست و مدیران باید با وجود ناخوشایند بودن، آن را انجام دهند پس چه بهتر که این کار به شکلی اصولی و هوشمندانه انجام شود.
